Saat menjalankan bisnis, salah satu dokumen terpenting adalah faktur atau faktor. Untuk informasi tentang cara membuat faktur, lihat artikel ini.
Faktur sering digunakan sebagai bukti transaksi antara penjual dan pembeli.
Dengan demikian, keberadaannya sangat penting karena dapat membuat transaksi bisnis lebih aman bagi kedua belah pihak.
Untuk penjual, faktur dapat digunakan sebagai alat untuk mengumpulkan pembayaran dari pembeli mereka.
Hal ini dikarenakan pada invoice tersebut terdapat invoice yang menyatakan jumlah yang harus dibayar oleh pembeli dan waktu maksimal pembayarannya.
Bagi pembeli, invoice dapat menjadi bukti pembelian barang yang akan disertakan dalam pembelian. laporan keuangan.
Tentu saja, isi faktur biasanya ditentukan oleh kesepakatan antara kedua belah pihak.
Apa itu faktur dan bagaimana cara menggunakannya?
Sebelum mengetahui langkah-langkahnya, mari kenali dulu pengertian dan fungsi invoice secara lengkap.
Faktur – dokumen yang dikeluarkan oleh Penjual sebagai bukti pembelian barang atau jasa.
Faktur biasanya berisi: rincian utang pembayaran oleh pembeli.
Sebagai aturan, penjual membuat faktur dalam rangkap tiga.
Jadi, salinannya akan diberikan kepada pembeli, tempat penyimpanan dokumen kepada penjual, dan akhirnya ke arsip perusahaan.
Meskipun pada awalnya invoice dikeluarkan untuk transaksi dalam bentuk kredit, namun kini sering digunakan untuk berbagai jenis transaksi.
Sebagai pemilik bisnis, Anda harus mengeluarkan invoice saat melakukan transaksi jual beli, karena nantinya dokumen ini dapat digunakan untuk: penagihan hutang.
Fungsi dan penggunaan faktur
Perusahaan dengan bisnis terpercayatentunya memiliki cara dan kemampuan menyusun invoice dengan baik dan benar.
Nyatanya, masih belum ada yang bisa menggantikan efektifitas invoice dalam berbisnis.
Sementara itu, penggunaan faktur yang umum dan penting untuk bisnis adalah sebagai berikut.
- Bukti pembayaran atau kwitansi pembeli
Faktur dapat digunakan oleh pembeli sebagai tanda terima yang berfungsi sebagai dokumen untuk membantu membayar pembelian barang atau penggunaan layanan yang diberikan.
Faktur biasanya dibuat ketika faktur pembelian cukup besar untuk memeriksa Hal ini sangat diperlukan agar semua barang dan jasa dapat terdokumentasi dengan baik.
- Dokumentasi kegiatan akuntansi perusahaan
Juga, untuk pemilik bisnis, faktur digunakan sebagai ringkasan kegiatan akuntansi.
Tentunya hal ini sangat penting karena perusahaan dengan bisnis yang kredibel perlu memiliki laporan keuangan sedetail mungkin.
Hal ini dilakukan agar dokumen transaksi dapat dengan mudah ditemukan.
Dokumen ini juga dapat digunakan sebagai bahan analisis dan laporan keuangan agar Anda dapat memahami caranya neraka benar-benar menjalankan bisnisnya.
Fungsi akun mobil CoinWorks NEO
CoinWorks NEO adalah aplikasi keuangan super yang menawarkan solusi satu atap untuk pemilik bisnis. Salah satunya adalah dengan menyediakan fungsi invoice.
Fitur penagihan otomatis memudahkan Anda menagih pelanggan Anda.
Selain itu, ada solusi lain yang bermanfaat bagi pemilik bisnis, seperti: uang kembalitransfer gratis, pinjaman bisnis instan.
Perlu mengumpulkan pembayaran dari pelanggan? Tahukah Anda bahwa dengan fitur billing KoinWorks NEO, Anda hanya membutuhkan waktu 2 menit saja!
Anda dapat bertukar faktur melalui whatsapp, sms atau email.
Untuk pelanggan yang berada di pusat offline bisnis Anda, fitur ini juga menyediakan kode QR/QRIS sebagai metode pembayaran.
Cara membuat faktur untuk pemilik bisnis
Mengetahui arti lengkap dari invoice dan kegunaannya, berikut adalah langkah-langkah membuat invoice untuk pemilik bisnis.
Bagaimana?
Anda dapat menulis nama faktur di tengah atas dan menggunakan huruf kapital.
Misalnya “FAKTUR PEMBELIAN BENANG KAIN”
Sementara itu, hal ini dimaksudkan untuk memudahkan pembeli memahami bahwa Anda sedang mengirimkan dokumen invoice ketika berhadapan dengan banyak dokumen.
Jadi pembeli bisa mengutamakan Membayar sesuai dengan isi yang ditentukan dalam faktur.
2. Pastikan untuk mencantumkan nama dan alamat pembeli.
Selanjutnya tentunya Anda harus memberikan nama pembeli atau orang yang wajib melakukan pembayaran.
Sedangkan nama yang tertera beserta alamat pembeli.
Informasi ini akan memungkinkan pembeli yang membuat kesepakatan dengan Anda untuk memahami bahwa akun tersebut untuknya.
3. Jelaskan dengan jelas nama dan alamat penjual.
Selain itu, nama dan alamat Anda sebagai perusahaan penjual juga harus dicantumkan dengan jelas.
Hal ini berguna untuk menginformasikan siapa yang akan menerima pembayaran nantinya.
4. Membuat daftar barang atau jasa yang dijual atau dipesan
Hal ini diperlukan untuk memasukkan daftar rinci barang atau jasa yang diberikan kepada pembeli.
Misalnya, jika transaksi berupa pembelian suatu produk, maka tuliskan nama produk, jumlah, harga satuan, dan jumlah total di deskripsi.
Juga, jika tagihannya untuk layanan seperti layanan konsultasi, harap merinci nama proyek, deskripsi pekerjaan, dan biaya kontrak.
Lebih baik menggunakan tabel sehingga informasi rinci mudah dibaca.
Usahakan juga dibuat selengkap mungkin agar tidak terjadi kebingungan saat membaca.
5. Masukkan tanggal transaksi
Hal ini juga penting karena dapat menjadi cara untuk mengetahui masa berlaku suatu dokumen.
Sedangkan untuk Anda, Anda perlu mencatat beberapa tanggal yaitu tanggal pembelian barang, tanggal invoice atau penggunaan jasa sebelum batas waktu pembayaran.
Adapun jangka waktu pembayaran, dapat dinegosiasikan dengan pembeli, yang lebih baik untuk kedua belah pihak.
6. Buat nomor akun
Selanjutnya, akan lebih baik jika Anda membuat nomor faktur.
Dengan demikian, akan lebih mudah saat melakukan pengarsipan dokumen.
Anda dapat menggunakan kode khusus diikuti dengan nomor berurutan untuk setiap faktur.
7. Menginformasikan syarat pembayaran sesuai kontrak
Nah, akhirnya ini juga merupakan hal penting yang harus dicantumkan dalam invoice.
Penting bagi Anda sebagai penjual untuk mengetahui dan memastikan kapan pembayaran akan dibayarkan.
Sebagai aturan, faktur memiliki jangka waktu 30 hari sejak tanggal penerbitan, yang berarti bahwa pembeli harus membayar dalam periode ini untuk jangan telat bayar dan menerima denda keterlambatan pembayaran.
Biasanya diberi label n/30 atau Net 30.
Tapi, sekali lagi, hal ini tentunya menyesuaikan dengan ketentuan masing-masing perusahaan dan keputusan kedua belah pihak.
Sederhanakan penagihan otomatis dengan CoinWorks NeoBenar?
Nah, sekarang giliran Anda untuk mencoba membuatnya sendiri sesuai dengan langkah-langkah di atas.
Semoga beruntung!