Saat ini mungkin jarang ada orang yang menggunakan surat sebagai alat komunikasi. Namun, jika menyangkut kebutuhan bisnis, surat masih menjadi salah satu barang yang biasa digunakan. Misalnya, untuk lembaga, lembaga, atau organisasi tertentu.
Nah, berbicara tentang surat resmi, pasti ada satu bagian yang sangat membedakannya dengan surat tidak resmi. Ini adalah bagian yang biasa disebut kop surat atau kop surat. Kop surat ini biasanya kita lihat di bagian luar amplop atau di bagian atas surat itu sendiri.
Lihat juga: Cara membuat sampul kertas di Word.
Pentingnya Kop Surat
Apa itu Kosong? Ini adalah bagian dari surat resmi yang berisi informasi tentang lembaga atau instansi yang mengirimkannya. Header ini biasanya terdapat di bagian atas surat atau tercetak di amplop.
Surat-surat yang ditujukan untuk keperluan instansi atau instansi tertentu harus memiliki bentuk ini. Ini adalah bentuk identifikasi dari surat resmi, serta ID pengirim.
Fungsi Kop Surat
Pasti banyak yang bertanya-tanya kenapa butuh kop surat? Apa fungsinya? Nah, berikut beberapa pilihan penggunaan kop surat pada surat formal.
- Sebagai identitas pengirim surat. Dalam hal ini biasanya berbentuk badan, lembaga, atau perusahaan tertentu.
- Sebagai bentuk informasi yang berhubungan dengan pengirim, berupa logo, nama, alamat, nomor telepon, email, dll.
- Sebagai alat promosi, karena kop surat berisi informasi lengkap tentang lembaga/instansi. Jadi secara tidak langsung bisa menjadi bentuk iklan.
Struktur Kop Surat
Apa yang harus kita tulis di formulir? Biasanya ada beberapa hal wajib yang harus disertakan dalam header, antara lain:
- Nama lembaga, organisasi atau lembaga pengirim.
- Alamat lengkap pengirim.
- Logo perusahaan/lembaga.
- Nomor telepon, alamat email, dan situs web.
- Jenis lembaga atau lembaga.
Cara membuat kop surat di Word
Nah bagi anda yang bertugas menyusun surat dinas untuk keperluan dinas dan lain sebagainya, maka anda harus mengetahui cara membuat judul surat ini. Karena ini adalah hal yang sangat penting, dan tidak boleh salah.
Untuk proses produksi, kami dapat menggunakan perangkat lunak Microsoft Word. Kita perlu mempelajari cara memformat format dengan benar dan benar. Selain kop surat, Anda juga bisa membuat kode qr di word.
1. Cara membuat kop surat pada amplop
Saat menulis surat resmi, judul adalah bagian penting. Karena jenis surat ini memiliki format dan aturan yang lebih ketat dari surat pada umumnya. Oleh karena itu, kita harus berhati-hati dalam penyusunannya. Untuk melakukannya, cukup ikuti panduan yang telah dirangkum Technoinside di bawah ini:
1. Buka aplikasi Microsoft Word, klik tab menu Buletinlalu pilih opsi Amplop.
2. Akan muncul jendela baru, akan ada 2 form. Pertama, masukkan alamat penerima email. Sedangkan bentuk kedua adalah alamat tujuan pengiriman tanggapan. Silakan isi rincian yang diperlukan.
3. Setelah mengisi dengan benar, klik menu tersebut Pilihan untuk melakukan pengaturan lainnya.
4. Sebagian Ukuran amplop, pilih sesuai dengan ukuran amplop yang anda gunakan. Tekan ukuran normal jika ukuran sebenarnya sudah habis. Lihat di bawah untuk daftar ukuran amplop standar.
5. Setelah itu tinggal klik Tambahkan ke Dokumen.
6. Hasilnya kemudian akan langsung masuk ke lembar kerja Word Anda.
7. Cek apakah sudah sesuai dengan yang anda inginkan, jika sudah maka tinggal print saja. Klik File lalu pilih mencetak atau klik CTRL+P.
8. Pastikan komputer sudah terhubung dengan printer, terakhir klik saja mencetak.
9. Posisi amplop saat ingin dicetak kira-kira seperti ini.
10. Terakhir tunggu hingga proses print selesai dan hasilnya sesuai.
Untuk mencetak kop surat yang sesuai, Anda harus mengatur pengaturan ukuran amplop yang benar. Jika perlu, ukur amplop dengan penggaris, lalu masukkan hasilnya pada pengaturan seperti di atas. Berikut beberapa jenis dan ukuran amplop yang umum digunakan di Indonesia:
- Ukuran C3 (324 x 458 mm)
- Ukuran C4 (229 x 324 mm)
- Ukuran B4 (250 x 353 mm)
- Ukuran B6 (125 x 176 mm)
- Ukuran C5 (162 x 229 mm)
- Ukuran C5/C6 (114×229)
- Ukuran C6 (114 x 162 mm)
- Ukuran C6/C7 (81 x 162 mm)
- Ukuran C7 (81 x 114 mm)
Lihat juga: Cara membuat undangan di Word.
2. Cara membuat header pada surat
Nah, jika sebelumnya kita belajar tentang cara membuat kop surat pada amplop. Nah, sekarang kita akan belajar cara membuat kop surat yang biasanya ada di bagian atas. Untuk software, kami masih menggunakan Microsoft Word. Berikut panduan lengkapnya:
1. Pertama, buat dokumen baru di Microsoft Word. Kemudian klik tab menu Sisipkan > Judullalu pilih yang mana Formulir.
2. Setelah itu kalian klik bagian header diatas dan centang pilihannya Halaman depan yang berbeda.
3. Sekarang yang harus Anda lakukan adalah mengisi informasi identitas dari lembaga atau instansi yang mengirimkan surat tersebut.
4. Lalu tekan enter pada baris terakhir hingga muncul baris kosong.
5. Sekarang kita akan menambahkan garis pemisah atau border di bagian bawah. Silahkan klik menu tersebut rumah dan pilih Batas > Batas dan Bayangan.
6. Kemudian pada bagian Border, pilih jenis garis yang diinginkan. Sekarang perhatikan sisi kanan, pastikan Anda hanya mengaktifkan yang terlampir di perbatasan sehingga perbatasan hanya terlihat di bagian bawah.
7. Nah, selama ini kita sudah berhasil membuat kop surat yang baik dan benar. Selebihnya tinggal Anda atur sesuai kebutuhan masing-masing. Jika instansi terkait memiliki logo, bisa juga diletakkan di sisi kiri sebagai tambahan.
Kesimpulan
Berikut cara membuat kop surat di Word dan mencetaknya di amplop. Ikuti petunjuknya dengan benar agar nantinya hasilnya juga baik dan benar.
Perhatikan juga formatnya karena heading ini merupakan bagian penting dari sebuah surat resmi. Bagi yang masih bingung dan memiliki pertanyaan, silahkan berkomentar di bawah.